Datenschutz Ordnung Ortsclub Zollernalb e. V. im ADAC

Präambel

Der Ortsclub Zollernalb e. V. im ADAC verarbeitet in vielfacher Weise automatisierte personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundordnung und des Bundesdatenschutzgesetz zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Ortsclub Zollernalb e. V. im ADAC verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Sport- und sonstigen Veranstaltungen sowohl automatisiert in EDV - Anlagen als auch in einem Datensystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1.  Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgende Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift, (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritt, Bankverbindung ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummer und E-Mail Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu dem Landesverband ADAC Württemberg, deren Sportarten und Veranstaltungen betrieben werden, werden die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampf der Verbände beantragen (Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über die Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereines werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes und der Funktionäre mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. 

§ 4 Zuständigkeiten der Datenverarbeitung im Verein

 Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden, Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und - listen

1.  Liste von Mitgliedern oder Teilnehmer werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein (z. B. Vorstand und Funktionäre) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogene Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an anderen Verein Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitsbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zu Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehrens initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck und nach Verwendung vernichtet werden

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der Vereins internen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mail an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und / oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als " bbc " zu versenden

§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes und Funktionäre) sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mehrere Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung abliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamts zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritten (z.B. Homepage, Facebook, Instagram und Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben Gruppen und Abteilungen verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtlichen Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtlichen Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung oder Datenweitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen alle datenschutzrechtlichen Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzverordnung können gemäß den Sanktionsmittel, wie Satzungen vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins beschlossen und tritt zum 01.10.2018 mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Datenschutzbeauftragte:    Holger O. Huber

Ortsclub Zollernalb im ADAC e. V.